Word o Excel: importa lo que haces con el archivo
La FAQ de AEAT distingue el uso limitado a introducir, expedir, imprimir y conservar facturas del procesamiento adicional para generar directamente libros de IVA/IRPF, contabilidad u otros resultados destinados a obligaciones tributarias. No basta con mirar la extensión del archivo: hay que revisar sus capacidades y cómo lo utilizas.
Haz inventario de fórmulas, macros y conexiones, y consulta el caso con tu gestoría. Una suma aislada no permite clasificar todo tu sistema; tampoco esta lista acredita conformidad ni fija una fecha de adaptación para tu actividad.
Fuentes: AEAT: hojas de cálculo, procesadores de texto y ámbito de los SIF
Revisa los datos antes de calcular
Para una factura completa, el artículo 6 del Reglamento de facturación recoge número/serie, fechas, identificación de las partes, descripción, importes y tratamiento del impuesto. El NIF del destinatario y otras menciones dependen de los supuestos regulados. Esta es una revisión inicial, no una lista exhaustiva para todas las operaciones.
- Número y serie que correspondan a esa factura.
- Fecha de expedición y de operación si es distinta.
- Identidad, NIF cuando proceda y domicilio de las partes.
- Descripción, cantidades, precios y descuentos revisados.
- Tipo y cuota separados, con menciones específicas cuando correspondan.
Ejemplo: dos líneas y una suma que hay que comprobar
Caso ficticio de un trabajo de mantenimiento. Se presupone un IVA del 21 % y ausencia de retención o descuentos solo para ilustrar el cálculo; no son tarifas ni una determinación del impuesto aplicable a tu caso.
| Concepto | Cantidad × precio | Base |
|---|---|---|
| Trabajo realizado | 4 h × 35,00 € | 140,00 € |
| Material | 2 ud × 12,00 € | 24,00 € |
| Suma de bases | 140,00 + 24,00 | 164,00 € |
| IVA (21 %) | 164,00 × 0,21 | 34,44 € |
| Total del ejemplo | 164,00 + 34,44 | 198,44 € |
Si añades la segunda línea fuera del rango de la suma, el archivo puede seguir mostrando solo 140,00 € de base. Comprueba el alcance de las fórmulas y vuelve a sumar el ejemplo por separado. Ejemplo propio con importes inventados.
Cuatro fallos del archivo que conviene buscar
Separa los campos que debes completar de los cálculos. Antes de enviar, prueba una copia sin datos de clientes con una cantidad decimal, una línea nueva y un concepto con precio cero. El objetivo es detectar fallos del archivo, no manipular documentos que ya has emitido.
Un concepto gratuito conocido y un precio todavía por decidir tienen significados distintos. No utilices cero para esconder una valoración pendiente. Si cambia el impuesto o hay retención, rehace la comprobación con ese caso real.
- Rango incompleto: una fila nueva queda fuera de la suma. Comprueba también las líneas ocultas.
- Importe almacenado como texto: revisa separadores de miles/decimales y que la fórmula realmente lo incluya.
- Dato heredado: al duplicar la plantilla quedan nombre, dirección, cuenta de pago o fecha del encargo anterior.
- Versión equivocada: el archivo adjunto no coincide con el que acabas de revisar. Abre el PDF final y comprueba sus páginas.
Numeración, originales y correcciones
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Anota la última referencia emitida y evita que dos personas asignen el siguiente número a la vez.
Si detectas un error en una factura emitida, conserva la versión original y revisa el procedimiento de rectificación que corresponda; el artículo 15 regula las facturas rectificativas. No lo resuelvas sustituyendo silenciosamente el archivo enviado.
Fuentes: BOE: artículos 6 y 15, numeración y rectificaciones
Lista imprimible para tu próxima revisión
El PDF reúne ocho comprobaciones de datos, cálculos, versiones y proceso. Marca lo revisado, deja por escrito la duda pendiente y llévala a tu gestoría cuando afecte al tratamiento fiscal. Es un recurso propio de AlTrabajo, no una factura, una plantilla de emisión ni una certificación de cumplimiento.
Si trasladarás las líneas a AlTrabajo
Prepara primero los datos y conserva el archivo de origen. Trasladar conceptos a un borrador no importa por sí solo una hoja de Excel ni convierte el programa en una solución fiscal validada.
- En Facturas, crea una factura manual y selecciona cliente, tipo y forma de pago.
- Añade las descripciones, cantidades, precios e IVA de las líneas; revisa por separado la retención cuando proceda.
- Guarda como borrador y comprueba el detalle. Un precio vacío queda pendiente; el cero explícito se conserva como conocido.
- Antes de continuar una numeración anterior, entra en Continuar mi numeración, revisa formato, serie/año y último número emitido. No reinicies el contador ni vuelvas a emitir el histórico.
La remisión real a AEAT sigue bloqueada en AlTrabajo. Estos pasos describen preparación y revisión, sin afirmar homologación, cumplimiento fiscal completo o envío disponible. Consulta el estado del producto antes de usarlo para una obligación concreta.
Antes de enviar, abre el documento que recibirá el cliente
Elige una factura de prueba con datos ficticios, completa la lista y abre su salida final. Revisa que el concepto explica el trabajo, que el total corresponde a sus líneas y que no queda información de otro cliente. Si falta un dato necesario o hay una duda fiscal, resuélvela antes de expedirla.
La prueba útil no es solo que el archivo se abra: debe conservar el número, los datos y los importes que acabas de revisar. Después guarda el documento final y su referencia para localizarlo sin confundirlo con el borrador.
España. Fuentes consultadas el 23 de octubre de 2026. Los ejemplos no establecen tipos impositivos universales, exenciones ni calendarios legales.