Cómo hacer un presupuesto de obra: ejemplo por partidas y plantilla

Describe el encargo antes de calcularlo

Empieza por el resultado que te pide el cliente, el lugar y la zona sobre la que vas a trabajar. «Reparación y acabado de seis metros cuadrados de pared del local» acota mejor el encargo que «reforma del local». Añade cómo has obtenido esa medición y qué falta comprobar.

Si hay varias tareas, ordénalas por el trabajo que representan: protección, preparación, reparación, acabado y material. Esta organización sirve para explicar el precio; no sustituye un proyecto técnico ni una valoración de seguridad cuando sean necesarios.

• Cliente, dirección del trabajo y referencia del presupuesto.
• Zona, cantidades y unidad de medida de cada tarea.
• Material suministrado por ti y material aportado por el cliente.
• Comprobaciones pendientes que pueden cambiar la valoración.

Cada partida debe explicar qué incluye su precio

Una partida agrupa un trabajo que el cliente puede identificar. Elige una unidad que encaje con la tarea: horas, unidades, metros cuadrados o un lote descrito. Evita sumar horas por un lado y volver a incluir esa misma mano de obra dentro de otro precio sin explicarlo.

Un lote necesita detalle. «Materiales según lista adjunta» solo resulta útil si realmente adjuntas esa lista o escribes qué contiene. No presentes como cerrado un suministro cuyo modelo o cantidad aún no conoces.

Cantidad × precio unitario = importe de la partida. Cinco horas a un precio propio no son lo mismo que un precio cerrado por completar una tarea: deja claro el criterio elegido.

Ejemplo ficticio de una actuación pequeña en un local

Caso ficticio: una profesional prepara la reparación y acabado de una zona de pared de un local comercial. Ha delimitado seis metros cuadrados y separa los trabajos de preparación, reparación y acabado. Los precios siguientes son inventados para explicar el cálculo, no tarifas de mercado.

Base del ejemplo: 474,00 €. Con un IVA supuesto del 21 %: 99,54 € de IVA y 573,54 € en total. El porcentaje se usa para ilustrar la cuenta; confirma el aplicable a tu operación. El caso no incluye retenciones, anticipos u otros impuestos.

Escribe incluidos, exclusiones y quién aporta cada material

Después de las cantidades, aclara los límites que más pueden generar dudas. En el ejemplo se prepara solo la zona descrita: no se ofrece pintar todo el local ni resolver daños ocultos que aún no se han valorado.

La lista de exclusiones debe corresponder a ese encargo. Evita copiar un bloque genérico que contradiga una partida o deje fuera lo que el cliente cree estar contratando.

• Incluido: tareas y superficie que aparecen en el desglose.
• Material: especificación o lista real que acompaña al documento.
• Aportado por el cliente: qué recibes y qué instalación o trabajo valoras tú.
• Fuera de alcance: zonas, suministros o tareas concretas que no has presupuestado.

Deja claros los plazos y cómo revisar un trabajo nuevo

Indica la validez de la oferta y las fechas o condiciones de inicio que puedas sostener. Si dependes de una entrega de material, explícalo. Acuerda también cómo se organizarán los pagos y qué ocurrirá si aparece un trabajo distinto.

Como referencia territorial, la información de Consumo de la Comunidad de Madrid recoge descripción del servicio, materiales, precio total, fechas y validez, así como la comunicación escrita de trabajos que cambian el importe. Revisa las condiciones exigibles en tu territorio y actividad antes de enviar el documento.

En el supuesto: «Si al preparar la zona aparece una reparación fuera del alcance descrito, se valorará y acordará por separado antes de ejecutarla». Es una condición propuesta para el ejemplo, no una cláusula universal.

Fuentes: Comunidad de Madrid: presupuesto previo en reformas del hogar

Revisa el impuesto antes de dar el total por definitivo

No elijas el IVA solo porque otra obra usó un porcentaje concreto. La AEAT diferencia supuestos y condiciones en obras de renovación o reparación de viviendas. El tipo que aparezca en una plantilla no determina cuál corresponde a tu operación.

La hoja de esta guía utiliza un único tipo editable para todo el cálculo. Si necesitas varios tipos, retenciones u otros ajustes, prepara el documento con un desglose adecuado y revisa el caso con tu gestoría. No cambies un porcentaje para que el total coincida con una cantidad pactada sin comprobar su base.

Fuentes: AEAT: IVA en obras de renovación o reparación

Descarga la plantilla editable y adapta el ejemplo

La hoja XLSX es un recurso propio de AlTrabajo. Contiene el ejemplo anterior, veinte líneas disponibles, cálculo de base, IVA y total, y campos para alcance y condiciones. No lleva macros. Es una ayuda para preparar el presupuesto; completa los datos y requisitos del documento final antes de entregarlo.

1. Abre el archivo y sustituye cliente, referencia y fecha del ejemplo.
2. Borra el contenido de B16:E35 para empezar de cero, conservando las fórmulas de F16:G35.
3. Escribe conceptos, unidades, cantidades y precios en las celdas amarillas. Un precio 0 es válido; uno vacío queda pendiente.
4. Revisa el tipo de IVA editable en D11 y los importes calculados. La hoja no elige el tratamiento fiscal por ti.
5. Completa incluidos, exclusiones, plazos, validez y pago. Revisa el documento antes de enviarlo.

La plantilla admite veinte líneas y un tipo de IVA común. No calcula retención, anticipos ni otros impuestos y no se importa automáticamente en AlTrabajo.

Descargar plantilla (XLSX)

Pasa el cálculo a un presupuesto en AlTrabajo

En Presupuestos, crea uno nuevo y selecciona el cliente. Completa el título del trabajo, la fecha, la validez, la presentación y las condiciones. Al crearlo queda en borrador; después puedes añadir las líneas de trabajo y material con sus cantidades, precios e IVA.

Traslada los conceptos de la hoja manualmente y compara los importes. Comprueba también la retención si el negocio la tiene configurada: el ejemplo descargable no la calcula. Antes de compartir o marcar el presupuesto como enviado, revisa el documento y sus condiciones.

La interfaz trabaja por líneas. Esta guía no promete capítulos de obra, importación de Excel, BC3 o un cálculo automático de materiales. Para un caso específico de oficio puedes consultar también la guía de presupuesto de electricidad.

La revisión final: que el cliente entienda qué está aceptando

Escoge tu siguiente encargo y prepara primero el alcance y las mediciones. Después calcula los importes. Así podrás revisar una cantidad o un cambio de tarea sin rehacer una cifra global cuyo contenido nadie recuerda.

• Las cantidades corresponden a la zona o elementos descritos.
• No se repite una misma mano de obra o material en varias partidas.
• Los suministros del cliente y las exclusiones quedan identificados.
• Ningún precio pendiente se ha tratado como gratuito.
• El total, los impuestos y los ajustes están revisados.
• Validez, plazos y condiciones corresponden a este encargo.