Localiza dónde se pierde el detalle
El problema suele empezar antes de abrir la factura. Las horas están en un mensaje, la compra en una foto y la segunda intervención solo en tu memoria. Agruparlo todo el viernes obliga a reconstruir la semana.
Separa trabajo realizado de importe acordado. Apuntar una hora no significa que debas cobrarla aparte: puede estar incluida en un presupuesto. Dejarla registrada permite comprobarlo y explicarlo sin inventar conceptos después.
- Tareas pequeñas añadidas durante el encargo.
- Material comprado o utilizado después del presupuesto.
- Gestiones y comprobaciones que no implican otra visita.
- Trabajos terminados cuyo parte sigue pendiente de facturar.
- Conceptos gratuitos confundidos con precios todavía sin decidir.
Ejemplo: una instalación con una gestión posterior
Caso ficticio de un electricista: tres horas de instalación y una hora posterior de ajuste, ambas acordadas a 35 €/h. Utiliza además dos cajas de conexión a 4 € cada una. El desplazamiento está incluido. Si al facturar solo recuerda la primera jornada, el borrador muestra 105 € en lugar de los 148 € del encargo completo.
| Qué ocurrió | Cómo documentarlo | Importe de ejemplo |
|---|---|---|
| Instalación inicial · 3 h a 35 € | Trabajo en el primer parte | 105,00 € |
| Ajuste posterior · 1 h a 35 € | Otro trabajo del mismo proyecto | 35,00 € |
| Dos cajas · 4 € cada una | Material con su cantidad | 8,00 € |
| Desplazamiento incluido | Línea con precio conocido de cero | 0,00 € |
| Comprobación del funcionamiento | Descripción o línea informativa | Sin importe |
Total del ejemplo: 148,00 € antes de impuestos. Los 43,00 € de diferencia proceden de la hora posterior y las dos cajas; no son una promesa de ahorro ni una tarifa recomendada. Revisa siempre qué estaba incluido en lo acordado.
Al terminar: registra antes de cambiar de trabajo
En AlTrabajo puedes hacerlo desde la web o desde un parte activo en Telegram, con texto o audio. Si el cliente ya existe, búscalo por su nombre y confirma la coincidencia correcta. Revisa la propuesta del bot antes de guardarla: un audio puede interpretar mal una cantidad o un nombre.
- Identifica al cliente y, si corresponde, al proyecto.
- Describe lo realizado con una frase que pueda entender el cliente.
- Apunta cantidades: horas, unidades y materiales empleados.
- Distingue lo incluido, lo que se cobra y lo que falta valorar.
- Deja una próxima acción si el encargo no está terminado.
No mezcles una nota, un cero y un precio pendiente
Una explicación del trabajo puede ser informativa y no tener importe. Un servicio incluido tiene un precio conocido de 0 €. Un campo vacío indica que aún no has decidido el precio. Son situaciones distintas y conviene resolverlas antes de emitir.
| Situación | Qué indicar |
|---|---|
| Explicar una comprobación | Descripción o línea informativa |
| Desplazamiento incluido en el encargo | Precio 0 € o Sin coste |
| Pieza cuyo precio todavía no sabes | Precio pendiente, que debes revisar |
En AlTrabajo, una línea informativa permanece en el parte y no se convierte en un cargo de factura. No utilices una nota informativa para un material que sí debes cobrar.
La revisión semanal: tres preguntas por cliente
Una compra no equivale automáticamente a un material facturable. El justificante acredita el gasto; el parte indica qué material has utilizado en ese encargo. Comprueba la relación para no olvidar un coste ni cargarlo dos veces.
- ¿Hay tareas realizadas que todavía no tienen parte? Contrasta tu agenda y tus notas de trabajo.
- ¿Hay partes completos que siguen abiertos? Revisa sus líneas y ciérralos cuando estén listos.
- ¿Hay partes cerrados pendientes de facturar? Agrúpalos por cliente y proyecto antes de preparar el borrador.
Cómo llevar esta rutina a AlTrabajo
No necesitas emitir todo el proyecto de una vez. Selecciona los partes que correspondan a esa entrega y deja los demás para más adelante. Si un parte ya está vinculado a una factura, comprueba ese documento antes de crear otro cargo.
- Crea o abre el proyecto cuando un encargo vaya a tener varios trabajos.
- Asocia los partes del encargo; también puedes asignar partes ya creados.
- Completa los precios pendientes y revisa los conceptos gratuitos.
- Desde el proyecto, selecciona los partes cerrados que quieras facturar; también puedes empezar desde Facturas.
- Revisa las descripciones, cantidades y precios del borrador antes de cerrar la factura.
Lista de comprobación antes de enviar
Prueba la rutina con un encargo real pequeño. El objetivo es que puedas explicar qué se hizo, qué estaba incluido y qué queda por facturar sin reconstruirlo todo al final del mes.
- El cliente y el proyecto corresponden al encargo.
- Aparecen las tareas que acordaste cobrar, incluidas las gestiones posteriores.
- Las cantidades coinciden con lo realizado y no están duplicadas.
- Cada material está incluido o tiene el importe que corresponde.
- Los conceptos de 0 € están indicados como tales.
- No quedan precios por decidir.
- El documento explica el trabajo sin depender de números de parte internos.
Esta guía describe el uso de AlTrabajo. La integración Verifactu y la remisión a la AEAT siguen en validación. Consulta el estado actual.