Factura proforma: ejemplo y cómo prepararla

Qué es una factura proforma

Una proforma presenta de forma provisional los conceptos y el importe de una operación. Sirve para revisar el documento antes de expedir la factura. Debe quedar claramente identificada como proforma; no sustituye a la factura con validez fiscal.

La AEAT contempla la preparación de borradores y proformas antes de la factura definitiva. También señala que esos documentos preparatorios no llevan el QR tributario y deben conservarse vinculados al proceso de facturación. Generar una proforma no acredita por sí solo el cumplimiento completo del software.

Fuentes: AEAT: prefacturación, borradores y facturas proforma

Presupuesto, proforma y factura: elige el siguiente paso

En un encargo de mantenimiento puedes necesitar los tres documentos en momentos distintos. Antes de elegir, concreta qué necesita revisar el cliente.

• Presupuesto: revisas la propuesta, el alcance y el precio antes de encargar. En AlTrabajo se prepara como presupuesto.
• Proforma: revisas un detalle provisional con aspecto de factura. En AlTrabajo se obtiene como PDF de una factura en borrador.
• Factura: documentas la operación que corresponde facturar. En AlTrabajo revisas el documento y lo cierras cuando procede.

La tabla explica el flujo de trabajo. No determina por sí sola los efectos contractuales de un documento ni el momento fiscal de una operación.

Qué conviene incluir para que se entienda

Evita descripciones como «Parte 36». El cliente puede revisar mejor «Revisión de iluminación del local: dos horas de trabajo». Si cambia el alcance, guarda e identifica la nueva versión antes de enviarla.

• La palabra PROFORMA visible y una referencia que permita reconocer la versión.
• Fecha, datos del profesional y del cliente, revisados antes de compartir.
• Descripción comprensible de los trabajos o materiales, cantidades y unidades.
• Precio unitario, base, impuestos que correspondan e importe final del supuesto.
• Alcance, condiciones y cualquier concepto pendiente que el cliente deba conocer.

Fuentes: AEAT: contenido de la factura definitiva

Es una lista práctica para preparar el documento. La factura definitiva deberá cumplir sus propios requisitos de contenido.

Ejemplo ficticio: una revisión de iluminación

Caso ficticio. Un profesional quiere presentar una revisión de iluminación de un pequeño local. Estos importes son inventados para explicar el cálculo; no son tarifas recomendadas ni precios de mercado.

Base 100,00 €; IVA del 21 % utilizado solo para este supuesto: 21,00 €; total 121,00 €. Ejemplo sin retención. Los impuestos reales dependen de la operación y de sus circunstancias.

Descargar el ejemplo de proforma en PDF

Cómo preparar la proforma en AlTrabajo

La acción está disponible para borradores y documentos pendientes de precio. Poder abrir el PDF no significa que esté listo para enviarse: completa los precios pendientes y comprueba todos los importes. La numeración de proforma no es la numeración definitiva de una factura.

1. Entra en Facturas y crea una factura en borrador para el cliente. Si procede de un proyecto, revisa antes qué trabajos vas a incluir.
2. Introduce o revisa las líneas: descripción, cantidad, unidad, precio e impuestos. Un precio conocido de cero es válido; un precio vacío queda pendiente.
3. Guarda los cambios antes de abrir el PDF. La proforma se genera con los datos guardados, no con cambios que todavía estén escritos sin guardar.
4. Desde el borrador, pulsa Proforma (PDF). No necesitas cerrar la factura para obtener ese documento provisional.
5. Revisa el PDF y conserva una copia de la versión que compartas, asociada a ese trabajo o borrador.

Si ya has cobrado o realizado el trabajo

Una proforma no permite aplazar indefinidamente una obligación de facturar. La AEAT recuerda que los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones que correspondan y, con las excepciones previstas, por pagos anticipados.

Con carácter general, un cobro anticipado produce el devengo del IVA en el momento del cobro. Si el cliente paga después de recibir la proforma, revisa qué factura y tratamiento corresponden: no confundas la proforma con la factura del anticipo.

Fuentes: AEAT: obligación de facturar y pagos anticipados · AEAT: momento del devengo del IVA

Revisa tu primera proforma antes de enviarla

Puedes empezar por un trabajo pequeño: crear el borrador, revisar sus líneas y obtener la proforma. Usa el acceso a la prueba gratuita para hacerlo con tu próximo encargo y comprobar el resultado antes de compartirlo.

• El cliente y el trabajo son los correctos y la palabra proforma se ve con claridad.
• El texto explica el trabajo sin depender de números internos de partes.
• No quedan precios vacíos y el total coincide con las líneas guardadas.
• Has conservado la copia enviada y puedes relacionarla con el borrador.
• Tienes claro el siguiente paso: corregir, esperar la revisión del cliente o facturar cuando corresponda.