Cómo preparar facturas y gastos para la gestoría

Empieza por un trimestre y una lista de pendientes

Confirma el periodo que vas a preparar. En AlTrabajo el trimestre se identifica con año y número, por ejemplo `2026T3`, para julio–septiembre de 2026. Elegirlo no significa presentar un impuesto ni establece qué obligaciones te corresponden.

Revisa facturas emitidas, gastos del negocio y justificantes disponibles. Los borradores y trabajos pendientes pertenecen a otra revisión: no conviertas una previsión de ingreso en una factura emitida solo para completar el paquete.

Ejemplo ficticio: tres documentos con situaciones diferentes

Caso ficticio. Paula organiza los documentos de un pequeño negocio de mantenimiento. Los datos siguientes son inventados para explicar la revisión, sin cálculos de deducción ni de impuestos a presentar.

Los tipos del ejemplo no son una regla para todas las operaciones. Paula no presenta 242 € menos 60,50 € como beneficio ni calcula la cuota de un impuesto restando esos dos documentos. El propósito es ordenar información para revisarla.

Comprueba el documento, no solo su importe

Una fila con un total no sustituye el archivo que necesita revisar la gestoría. Abre los adjuntos y comprueba que se leen completos, que pertenecen a esa compra y que no has incluido dos veces el mismo justificante.

La AEAT explica la conservación de facturas y justificantes y la necesidad de mantener su contenido íntegro y legible. La exportación no reemplaza esa conservación ni convierte automáticamente un gasto en deducible.

Fuentes: AEAT explica la conservación de facturas y justificantes

Preparar el paquete desde tu cuenta de AlTrabajo

No hace falta reenviar toda la carpeta cada vez que aparece un justificante: acuerda con tu gestoría cómo identificar el nuevo documento y evitar duplicados. La elección de ese canal queda fuera de la exportación.

1. Revisa las facturas del periodo y los gastos del negocio. Corrige datos que puedas contrastar y conserva identificados los justificantes pendientes.
2. En Configuración, busca «Export para gestoría» y elige el trimestre.
3. Puedes descargar el CSV de facturas o «Descargar paquete ZIP». El paquete agrupa CSV de facturas y gastos confirmados y los PDF o adjuntos disponibles.
4. Abre el ZIP antes de enviarlo. Revisa su `resumen.json`, que identifica documentos no disponibles; una descarga correcta no asegura que todos los adjuntos estén presentes.
5. Acompaña el paquete de una lista breve con lo pendiente, sin afirmar que ya está completo si falta el documento del ejemplo de 17 €.

Si tu gestoría utiliza el portal

Desde «Mi gestoría» puedes gestionar el acceso autorizado y revocable. El portal trabaja con documentación del negocio dentro de los permisos concedidos. Los gastos requieren su autorización correspondiente. El cuaderno personal nunca se comparte con la gestoría ni forma parte de los exportes.

El centro de exportaciones de la gestoría ofrece un perfil general y preparación para a3, Sage 50, Contasol y Holded. Son Excel, CSV e instrucciones para revisar columnas y cuentas. No son conectores automáticos ni una garantía de importación correcta en una cuenta real de esos programas.

Lista breve antes de entregar

Para revisar qué identifica una factura, consulta el contenido de facturas de la AEAT. El programa facilita ordenar los documentos; esa organización no equivale a presentar declaraciones ni a confirmar el cumplimiento fiscal de cada operación.

• El trimestre y el negocio son los correctos.
• Se distinguen facturas emitidas, borradores y trabajos pendientes.
• Los gastos revisados tienen datos coherentes y archivos legibles disponibles.
• Se ha abierto el paquete y leído su relación de documentos no disponibles.
• Los pendientes llevan una próxima acción concreta.
• Se acuerda con la gestoría cómo evitar importar documentos duplicados.

Fuentes: contenido de facturas de la AEAT

Tu siguiente paso

Prepara un trimestre pequeño y abre su paquete antes de compartirlo. Puedes probar el recorrido al crear tu cuenta, con 30 días gratis y sin tarjeta. El registro de gestoría es una opción secundaria para el despacho, no un requisito para que el profesional descargue su paquete.