Gastos por Telegram: registra y revisa tus justificantes

Una foto, un apunte y un gasto confirmado son cosas distintas

La foto permite recuperar lo que compraste. El apunte recoge proveedor, fecha, concepto e importes. La revisión comprueba que esos datos corresponden al documento. Si solo conservas el mensaje, al cerrar el trimestre tendrás que reconstruir esa relación.

Conserva la factura original: si te llega un PDF, guarda ese archivo; si la recibes en papel, no lo destruyas por haber hecho una foto. Una captura o una lectura automática no acreditan por sí solas un sistema válido de conservación. La AEAT exige conservar las facturas recibidas con legibilidad y condiciones de acceso y conservación.

Fuentes: AEAT: conservación de las facturas recibidas

Vincula tu cuenta y elige cómo registrar la compra

1. Crea tu cuenta de AlTrabajo y vincula Telegram desde la configuración de la web. Abre el enlace de vinculación que te ofrece tu cuenta; no compartas ese enlace con otras personas.
2. En el chat privado del bot, escribe /gasto. Elige Foto o PDF si tienes la factura, o A mano si quieres anotar sus datos.
3. Usa una sola vía para cada compra. Si ya has enviado el documento, abre ese gasto para corregirlo; no crees además otro manual con los mismos importes.

Necesitas conexión para enviar el documento y guardar los cambios. Un mensaje pendiente en Telegram todavía no es un gasto recibido por AlTrabajo.

Con foto o PDF: primero recibe, después revisa

1. Pulsa Foto o PDF y envía una imagen legible o el PDF de la factura, de hasta 10 MB. Incluye la página con los datos y los totales; evita recortar la fecha, el proveedor o el desglose.
2. El bot crea un gasto en borrador e inicia la lectura del documento. Utiliza Revisar gasto en el mensaje de recepción, o /gastos para volver al listado.
3. Comprueba lo leído. Si aún está incompleto, espera o completa los campos a mano desde el resumen. La lectura puede necesitar correcciones: no des por bueno un importe porque lo haya propuesto el sistema.
4. Cuando quieras recuperar el resultado guardado, usa Recargar (descarta cambios). Ese botón sustituye tus cambios sin guardar por los datos actuales; termina o guarda primero la revisión que quieras conservar.

Si aparece un error y no sabes si se recibió, revisa /gastos antes de reenviar la factura. Repetir el envío puede crear otra entrada; no se garantiza una detección automática de duplicados.

Ejemplo: material de fontanería por 48,40 €

Caso ficticio: Lucía compra racores y juntas para una reparación. La factura de Suministros Río, nombre inventado, tiene fecha 30/10/2026 y un único tipo de IVA del 21 %. Estos importes sirven para practicar el registro; no son una tarifa ni una valoración de su deducibilidad.

• La comprobación es 40,00 € + 8,40 € = 48,40 €. No sumes otra vez el IVA a un total que ya lo incluye.
• Si la lectura propone 43,40 €, corrige Total / IVA a 48,40 € y elige el 21 % que consta en esta factura. Revisa que el resumen muestre base 40,00 € e IVA 8,40 €.
• Comprueba proveedor y fecha y selecciona Material y suministros. Si copias el NIF, usa el que figura en el documento; no lo deduzcas del nombre.
• Si hay varios tipos de IVA o el desglose no coincide, usa Desglose del documento e introduce su base y su cuota de IVA. No elijas un porcentaje solo para que cuadre.

A mano: concepto, total y desglose, sin sintaxis especial

1. Escribe /gasto y pulsa A mano. Describe la compra con un concepto reconocible, por ejemplo Racores y juntas para reparación.
2. Introduce 48,40 como total con IVA incluido y selecciona el tipo de la factura. También puedes introducir directamente base y cuota si el documento lo requiere.
3. En el resumen, ajusta Proveedor, NIF, Fecha y Categoría. El alta manual propone la fecha de hoy: si la compra es anterior, corrígela a DD/MM/AAAA. Los atajos Hoy y Ayer ayudan a elegirla.
4. Revisa Deducible antes de guardar. Si faltan datos, utiliza Guardar borrador y vuelve después desde /gastos. Cuando el resumen esté completo y correcto, pulsa Confirmar gasto.

El alta manual registra datos; no adjunta por sí sola una factura. Conserva el justificante original y su relación con la compra. Si ya lo enviaste al bot, revisa aquella entrada en lugar de duplicarla a mano.

Confirmar no significa que Hacienda admita la deducción

Al confirmar, el programa comprueba la fecha y que base más IVA coincide con el total. Esa coherencia sirve para evitar errores de registro. No comprueba por ti todos los requisitos fiscales ni convierte una compra personal en gasto de la actividad.

La AEAT recuerda que la deducibilidad en IRPF exige relación con la actividad, justificación, registro e imputación correctos. La deducción del IVA tiene sus propios requisitos. Si tienes dudas sobre una compra mixta, un ticket o el uso profesional, conserva el documento y consúltalo con tu gestoría antes de tratarlo como deducible.

Fuentes: AEAT: requisitos generales de los gastos deducibles en IRPF

Gastos del negocio y cuaderno personal están separados. El cuaderno es privado y la gestoría no tiene acceso a él. Anotar un gasto personal allí no lo incorpora a los gastos del negocio.

Revisa tu primer gasto antes de darlo por terminado

Vuelve a /gastos para abrir la entrada guardada y comprobar su estado. Desde la web también puedes revisarla en Gastos. Si aparece un aviso de que el gasto cambió mientras lo editabas, ábrelo de nuevo y revisa la versión actual antes de repetir los cambios.

Empieza con la próxima compra de material: crea tu cuenta, vincula Telegram y registra una sola factura. El resultado que debes poder comprobar es concreto: una entrada localizable, con los datos revisados y un estado claro.

• El gasto corresponde a una compra real y no está duplicado.
• La fecha, el proveedor y el concepto permiten reconocer el justificante.
• Base, cuota y total coinciden con el documento, no solo entre sí.
• Has revisado la categoría y la marca Deducible con el criterio que corresponda.
• El original sigue conservado y sabes encontrarlo.
• Has pulsado Confirmar gasto o Guardar borrador y recibido la respuesta del bot.