Cómo repetir un parte de mantenimiento sin copiar errores

Elige un trabajo que sirva como punto de partida

Si revisas cada mes la misma instalación, puedes aprovechar el parte de la última revisión. Busca uno que tenga los conceptos que necesitas: por ejemplo, revisión de la bomba y sustitución de juntas. Un parte de una avería distinta te obligaría a borrar más de lo que reutilizas.

Repetir crea otro parte abierto. El original conserva su estado y su relación con la factura anterior; el nuevo no queda facturado por proceder de uno que sí lo estaba. Hazlo cuando necesites documentar otro trabajo, no para corregir el que ya realizaste.

La repetición no programa visitas ni crea facturas periódicas. Si quieres recordar cuándo volver, utiliza un aviso o el seguimiento del cliente. El parte nuevo recoge el trabajo de esa intervención.

Repite el parte desde la web

1. En Partes, abre el trabajo cerrado o facturado que quieras tomar como referencia. Pulsa Repetir trabajo.
2. En el formulario, comprueba el cliente y la lista Líneas que se copian. Las cantidades y precios de esa lista se ajustan después de crear el parte.
3. Revisa Proyecto (opcional). Si el original estaba dentro de uno, aparecerá seleccionado. Mantén ese proyecto solo si el nuevo trabajo pertenece al mismo encargo.
4. Cambia Fecha del trabajo o gestión si la intervención fue otro día. El formulario propone hoy, aunque el parte original sea de un mes anterior.
5. Actualiza Descripción del trabajo o gestión y Notas privadas. Ambos textos vienen del original: elimina los pendientes resueltos y los detalles que ya no correspondan.
6. Pulsa Crear el parte repetido. En el parte abierto, toca la cantidad o el precio de cada línea para corregirlos. Quita el material que no hayas usado y añade el trabajo nuevo.
7. Comprueba el total sin IVA y el detalle antes de cerrar el parte. Las líneas se revisan mientras está abierto.

Una segunda revisión con menos horas y material

Caso ficticio: Marta mantiene una bomba de agua de un taller. En octubre registró dos horas de revisión y dos juntas. En noviembre tarda una hora y media y sustituye una sola junta. Usa el parte anterior como base y cambia esas cantidades en el nuevo.

Los importes siguientes son inventados y están sin IVA; sirven para comprobar el cálculo, no como tarifa recomendada.

Si conserva las cantidades copiadas, el nuevo parte mostraría 82 €: 23,50 € más que los 58,50 € de este trabajo ficticio. También cambia la descripción a la revisión de noviembre y retira una nota antigua sobre una fuga que ya quedó resuelta.

Qué conviene revisar en la copia

Una línea sin precio sigue sin precio al repetirla. Decide si falta poner un importe o si corresponde a una anotación informativa antes de preparar la factura. Repetir el parte no resuelve por sí solo los datos pendientes del anterior.

• Cliente y proyecto: identifica la instalación y el encargo correctos antes de crear el parte.
• Fecha y descripción: deben corresponder al trabajo nuevo, aunque la tarea se parezca a la anterior.
• Cantidades y precios: se conservan los del original. Si has acordado otro precio, corrígelo; no se sustituye automáticamente por el precio actual del catálogo.
• Notas privadas: se copian también. Una pieza pendiente o una instrucción del mes pasado puede haber dejado de tener sentido.
• Fotos y firma: no se copian al nuevo parte. Reúne las evidencias de la intervención actual si las necesitas.

Deja listo el trabajo de esta vez

Antes de cerrarlo, lee el parte como lo recibiría el cliente. Debe explicar qué instalación revisaste, qué hiciste y qué material utilizaste en esta intervención. Compara el total con las cantidades corregidas y comprueba que no has dejado una tarea antigua como realizada de nuevo.

Para probarlo en AlTrabajo tienes 30 días gratis, sin tarjeta. Crea tu primer parte con las líneas que suelas utilizar; cuando vuelvas a ese mantenimiento, podrás repetirlo y ajustar solo lo que haya cambiado.